TÜV-Zertifizierung: Normkonform und sicher mit der sam®-Gefährdungsbeurteilung - online auf secova.de
Was ist der Anlass für die TÜV-Zertifizierung der Gefährdungsbeurteilung und was bedeutet sie für sam®-Nutzer?
Im Rahmen seines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses aktualisiert und erweitert secova regelmäßig sein modulares EHS-Lösungssystem sam®. Auch die sam®-GBU (wie alle weiteren sam®-Funktionsmodule) ist ja kein fertiges Produkt, sondern ein in der Entwicklung fortlaufender Prozess. Dieser Prozess liefert als Ergebnis in Intervallen entsprechende Anpassungen der einzelnen Module – die dann in die regelmäßigen sam®-Updates einfließen.
Der TÜV Thüringen hat in einem Zertifizierungsverfahren die Prozessqualität und Normkonformität der sam®-Gefährdungsbeurteilung (GBU) von secova untersucht. Dabei konnte er das Auditziel – die „Wirksamkeit des Prozesses zur Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen“ – feststellen und daher im Anschluss die erfolgreiche TÜV-Zertifizierung bescheinigen. „Im Ergebnis des durchgeführten Audits,“ so der TÜV zusammenfassend, „wird anhand der eingesehenen Dokumente und auditierten Prozesse das überprüfte Managementsystem entsprechend der zugrunde liegenden Normenforderungen als vollständig wirksam bewertet.“
Wie läuft der Entwicklungsprozess bei dem sam®-Funktionsmodul „Gefährdungsbeurteilung“ genau ab?
Habe ich mit dieser elektronischen Lösung ein geeignetes Werkzeug in der Hand für eine allen gesetzlichen Forderungen entsprechende, normkonforme GBU-Erstellung?
So lauten die Kernfragen, denen die TÜV-Prüfer bei ihrer Untersuchung nachgegangen sind. Das Ergebnis des Audits: Die sam®-GBU hat die TÜV-Zertifizierung ohne jeglichen Mangel absolviert!
Überprüfung des Funktionsmoduls der EHS-Software von secova ergibt: Umfassend normkonform und vollständig wirksam
Die Überprüfung der einzelnen Schritte und Abläufe hat keinerlei Abweichungen (weder kritische noch nicht-kritische) ergeben. Dafür heben die Auditoren gleich mehrere positive Aspekte hervor. Dazu zählen ein „hoher Reifegrad des gewachsenen Managementsystems“ und die „beispielhafte Arbeitsumgebung und Organisationsstrukturen“.
Gelobt werden auch die „vollständig digitalisierten, papierlosen Prozessabläufe“ und dass der „Kernprozess Entwicklung basierend auf professionellem Projektmanagement“ abläuft.
Die Qualität dieses Prozesses einmal an konkreten Entwicklungsschritten zu untersuchen und zu verifizieren – so lautete die Aufgabenstellung beim Audit der Tester vom TÜV Thüringen. Das Projekt „Weiterentwicklung des sam®-Funktionsmoduls GBU“ ist bis zum Untersuchungszeitraum bereits kontinuierlich vorangetrieben worden. Der schrittweisen Freigabe einzelner Entwicklungsergebnisse folgen verschiedene Testphasen und dann die endgültige Freigabe zur Bereitstellung eines Updates für die Anwender. Diesen Prozessablauf hat der TÜV anhand des Updates 5.12.1 nachverfolgt: „In Ausführung, angehalten, testing, Abnahme fertig, Testzusammenfassung, mit entsprechenden Tickets und Verantwortlichkeiten, alles voll elektronisch (keine papiergestützte Dokumentation), abschließender Selbstcheck (04.02.)“ Dabei wurde der gesamte Revisionsablauf eingesehen.
Die Gefährdungsbeurteilung mit modernen Mitteln
Die Entwickler von secova haben die Prozessqualität der sam®-GBU um wesentliche Aspekte konkretisiert und erweitert. Dazu zählen:
- Erweiterung der auswahlfähigen Arbeitsmittel
- Erweiterung der auswahlfähigen Gefährdungsfaktoren
- Pflege der anwenderspezifischen individuell definierbaren Überprüfungen (nicht anlassbezogen) neu: als Intervall einstellbar (separates Fenster)
- Gestaltung eines elektronischen Freigabeprozesses, Freigabetool mit Erinnerungsfunktion an das Fortschreiben der GBU (automatisiert oder individuell auswählbar)
- Anwendung der Risikomatrix inklusive Legende, Verlauf/Historie der Indikation und Umsetzung von Maßnahmen
- Erweiterung der Rollenzuweisung: Neue Rolle „Zur Prüfung befähigte Person“
- Einführung einer Plausibilitätsprüfung (finaler Selbstcheck), als zwingender Bestandteil vor Inkraftsetzung der jeweiligen GBU
sam®-GBU integriert gesetzliche Grundlagen
Schritt für Schritt präsentiert secova „das neue sam®“ – mit frischem, noch übersichtlicherem Design, weiter optimierten Funktionen und allerneuster Software-Architektur. Die „neue“ sam®-GBU enthält dabei auch zwei weitere Hauptfeatures: So hat secova nun die gesetzlichen Grundlagen verschiedener Aspekte der Gefährdungsbeurteilung in das GBU-Modul integriert – als PDF oder Direkt-Verlinkung zur Quelle. Dazu zählen die
- Leitlinie Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation
- Leitlinie zur Betriebssicherheitsverordnung LV35
- Busgeldkatalog zur Betriebssicherheitsverordnung LV 62
Die ausgelieferten Normen, Verordnungen, etc. werden zudem bei relevanten Änderungen aktualisiert. Der GBU-Admin kann dann entscheiden, ob die Änderungen für seinen Betrieb übernommen und neu betrachtet werden müssen.
Diese Features ziehen diverse kleine Verbesserungen mit sich. Dazu zählen:
- Vererbung von Vorlagen an Arbeitsmitteln
- Schreibschutz für Gefährdungsfaktoren
- Managementtool zur Verwaltung aktueller und vergangener Revisionen von Gefährdungsfaktoren
Bei der Ausarbeitung einer GBU werden sam®-Anwender zur Vermeidung von Tatbeständen nun auch auf mögliche Organisationsverschulden (Anweisungsverschulden, Selektionsverschulden, Überwachungsverschulden) aus dem Bußgeldkatalog zur Betriebssicherheitsverordnung LV62 verwiesen. Zum Schutz der Beschäftigten und anderer Personen vor Gefahren im Umfeld von überwachungsbedürftigen Anlagen müssen Unternehmen für die entsprechenden Maßnahmen sorgen.
Umfangreicher Auditbereich umfasst 21 Prüfpunkte
Für die Zertifizierung drang der TÜV Thüringen ausführlich in die Breite und Tiefe des Funktionsmoduls Gefährdungsbeurteilung vor. 21 verschiedenen Aspekte in der sam®- GBU haben die Prüfer in ihrem Auditbericht aufgeführt – hier ihre wesentlichen Aussagen:
- „Leitlinien der LASI zur Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA)“ dient als Grundlage für Anbahnung und Durchführung der GBU
- „Organisationsstrukturen“ können in sam® individuell und differenziert dargestellt, Arbeitsplätze und Tätigkeiten mit gleichartigen Arbeitsbedingungen bzw. Gefährdungen sinnvoll zusammengefasst werden
- „Festlegung von Verantwortlichkeiten“ individuell vom Anwender, mit Option zum Anlegen von Tätigkeitsprofilen und der Zuteilung von Berechtigungen
- „Beauftragte Personen“ sachgerecht bestellen – ist als Standardchecklistenpunkt in der Plausibilitätsprüfung enthalten
- „Haftungs- und Risikoschutz“ – Anwender wird auf sich (nach BetrSichV) ergebende Verpflichtung zur Risiken-Absicherung hingewiesen
- „Qualifikation und fachliche Eignung der verantwortlichen und beauftragten Personen“ können berücksichtigt werden
- „Kompetenzerhaltung“ wird von sam® unterstützt, etwa durch Schulungsmanagement mit Nachweisführung und Hinterlegung elektronischer Dokumente
- „Besonders schutzbedürftige Personen“ können berücksichtigt und individuell definiert werden
- „Fremdfirmeneinsatz und externe Personen“ – hier lassen sich deren Tätigkeiten in sam® managen und vom Anwender in die GBU einbinden
- „Arbeitsmittel, Arbeitsverfahren und Arbeitsstoffe“ – vielfältige Formen der Einbeziehung, Erfassung und Verwaltung – ideale Verknüpfung mit sam®-Modul „Gefahrstoffmanagement“
- „Beschreibung der Arbeitsabläufe“:
„sam® bietet dem Anwender die Voraussetzungen zur Abbildung individueller und differenzierter Organisationsstrukturen und der dort durchgeführten Tätigkeiten. Der Anwender verantwortet die in sam® einzupflegenden Arbeitsbereiche und –abläufe, die die Grundlage der Anbahnung von Gefährdungsbeurteilungen bilden.“
- „Erfassung und Berücksichtigung besonderer Indikatoren und Kennzahlen“ für Anbahnung und Fortschreiben der GBU. Ideal in Verbindung mit dem sam®-Vorfallmanagement für Dokumentation, Maßnahmenveranlassung und –verfolgung plus Wirksamkeitskontrolle bei Unfällen, Beinaheunfällen oder arbeitsbedingten sowie Berufskrankheiten.
- „Störungen und abweichende Betriebszustände“ können für GBU-Aktualisierung berücksichtigt werden. Mit den sam®-Modulen Vorfallmanagement, Verbandbuch und Prüfbuch lassen sich Ereignisse managen, Datenschutz-konform dokumentieren und rück-/nachverfolgen
- „Dokumentation und Ablageorganisation Gefährdungsbeurteilung“ jederzeit und vom Umfang individuell je nach Bedarf abrufbar. System enthält elektronischen und nachvollziehbaren Freigabeprozess, Änderungen sowie Versionsstände sind eindeutig identifizierbar
- „Gesetzliche, berufsgenossenschaftliche und behördliche Anforderungen“ werden berücksichtigt – inklusive regelmäßiger Aktualisierungen – und Anwendern im „Lesezimmer“ bereitgestellt
- „GBU vor erstmaliger Verwendung von Arbeitsmitteln“ wird von sam® berücksichtigt
- „Prüfungen von Arbeitsmitteln und wiederkehrende Prüfungen“ ebenfalls umfassend möglich. Jedes Arbeitsmittel kann in sam® hinterlegt (inkl. zugehöriger Betriebsanweisung) und bewertet, Prüfungsintervalle individuell festgelegt werden. sam®-Prüfbuch als optionale Erweiterung
- „Stand von Technik, Arbeitsmedizin, Hygiene und wissenschaftlichen Erkenntnissen“ jeweils aktuell, im Audit wurde der kontinuierliche fachliche Input von Änderungen nachgewiesen
- „Durchführungs- und Wirksamkeitskontrolle für Arbeitsschutzmaßnahmen“ – Mit dem Tool „Maßnahmenmanagement“ kann für jede Maßnahme Initiator, Verantwortlicher, Durchführender und Kontrolleur individuell festgelegt werden. Der Gesamtverlauf ist von Erfassung bis Wirksamkeitskontrolle nachvollziehbar dokumentiert
- „Reaktion auf Änderungen betrieblicher Gegebenheiten“ – der in sam® abgebildete Prozess berücksichtigt die Kriterien für entsprechende Aktualisierungen
- „Informationskette und Information der Beschäftigten“ vom Anwender individuell einstell- und auslösbar, Zustellung per E-Mail, Einsicht über Dashboard
TÜV Thüringen Zertifizierung - sam®-Gefährdungsbeurteilung
Vor dem Hintergrund umfangreicher Erweiterungen lies sich secova vom TÜV Thüringen prüfen und abschließend bescheinigen: Der Prozess, den ein Kunde bei der Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung mit sam* verfolgt, bedient die gesetzlichen Anforderungen an eine GBU.
Für die TÜV-Zertifizierung untersucht wurden Entwicklungsplanung und Prozessablauf, die einzelnen Prozessphasen (etwa Überprüfungen und Freigabeschritte), die Kommunikationsstruktur sowie die Dokumentation.
